Sanal POS sistemi, fiziksel POS cihazlarının dijital alternatifi olarak düşünülebilir. Fiziksel kart okuma gereksinimi olmadan, tüketicinin kredi ya da banka kartına erişimi olmadığı durumlarda; online ve mobil kanallardan veya çağrı merkezi üzerinden gerçekleştirilen alışverişlerde ya da fiziksel POS cihazının taşınmasının zor olduğu saha satışlarında Sanal POS ödeme sistemleri kullanılır.
Sanal POS ile ödeme işleminde, müşterinin kredi kartı ya da banka kartı bilgileri güvenli bir şekilde alınır. Alınan bu bilgiler, Sanal POS entegrasyonu aracılığı ile bankaya online olarak iletilir ve ödeme işlemi tamamlanır. Dijital ödeme noktası olarak değerlendirilen Sanal POS sistemleri, fiziksel POS cihazlarıyla aynı mantıkta çalışır; aradaki temel fark, müşterinin kartını fiziksel olarak okutmak yerine kart bilgilerini dijital ortamda paylaşması ve ürün bedelinin satıcının hesabına online olarak aktarılmasıdır.